Elettronica da ufficio: ecco gli apparecchi di cui non si può fare a meno

Gli uffici di una volta erano quelli dove regnavano le scartoffie, archivi mastodontici e il chiasso delle macchine da scrivere. Oggi le cose sono un po’ cambiate. Pur restando alto il volume di scartoffie, a dominare l’ufficio sono i computer e diversi apparecchi elettronici.

La tecnologia ha agevolato diversi processi e modificato molto la gestione delle pratiche. Nell’era del digitale ci sono in particolare tre apparecchi di cui oggi nessun ufficio che si rispetti può fare a meno, ovvero: stampante, scanner, trita-documenti.

Come comporre questo tris imprescindibile? Come scegliere i prodotti giusti? La scelta è importante perché si tratta di dispositivi che utilizzano di norma tutti in ufficio e, quindi, che potenzialmente possono essere costantemente in funzione. La buona qualità quindi è d’obbligo. Ma vediamo nel dettaglio le caratteristiche di questi tre macchinari.

La stampante giusta? È con il toner!

Il mondo delle stampanti oggi è variegato. Ce ne sono innumerevoli marchi e tipologie ma i modelli per l’ufficio si riducono a un numero limitato di modelli. In ambito professionale, infatti, si stampa molto, anzi moltissimo. Di conseguenza è indispensabile che la stampante non stampi solo bene, visto che si redigono anche documenti ufficiali importanti, ma che l’impressione sia rapida ed efficiente.

Per questo motivo è già il caso di accantonare le stampanti a getto d’inchiostro che stampano più lente e che richiedono l’asciugatura dell’inchiostro, con il rischio che si facciano sbavature poco eleganti. Il dispositivo ideale per l’ufficio è la stampante laser, meglio se di un brand d’eccellenza come ad esempio HP.

È vero che i toner per stampanti HP possono costare magari più delle cartucce, ma di fatto la resa del prodotto è molto più elevata. Il costo della singola stampa, insomma, è molto inferiore: a conti fatti se si stampa molto questo è l’importante. Anche se c’è da dire che l’apparecchio ha un costo superiore, è bene non sottovalutare questo acquisto.

Indispensabile e strategico: lo scanner

Lo scanner a volte viene sottovalutato, ma al momento del bisogno diventa veramente un prodotto insostituibile. La trasformazione del cartaceo in digitale è necessaria in diverse occasioni: quando si devono firmare documenti a mano, quando si devono inviare documenti personali, quando si deve scansionare una foto. Anche se oggi qualche telefono cellulare propone una funzione simile, è chiaro che non si ha la stessa qualità di scansione che in un ufficio che si rispetti è indispensabile.

Anche in questo caso di scanner in commercio ce ne sono a bizzeffe, ma è opportuno scegliere qualcosa di qualità e rapido. Talvolta si trova lo scanner compreso nel dispositivo stampante, ma se si utilizza di frequente o a scopo professionale il consiglio è quello di prenderlo separatamente. La scelta fra scanner CCD e scanner PMT dipende dallo specifico utilizzo: per un uso standard va benissimo anche il primo che è anche più veloce. Se tuttavia la qualità deve essere alta, come nel caso si scansionino immagini, è meglio la seconda tecnologia (il PMT) che è più datata sì, ma dà una maggiore qualità di importazione.

Trita-documenti: assicurarsi la privacy

Nel 2019 l’argomento privacy è indispensabile e il suo non rispetto è altamente pericoloso. Questo sia per quanto riguarda dati sensibili (ovviamente) sia per qualunque altro documento con informazioni di clienti. È per tutelarsi quindi che un’azienda dovrebbe sempre avere una trita documenti per eliminare ogni informazione di collaboratori, utenti, clienti che è rimasta stampata e che non deve uscire dall’ufficio. Appunti, documenti, foto e tutto quanto a disposizione su cartaceo che riguardi persone può essere facilmente distrutto in pochi secondi con questo dispositivo.

Senza contare che si riduce di molto il volume dei rifiuti. A distinguere un modello di tritadocumenti dall’altro è il numero di pezzetti e la dimensione a cui possono ridurre un foglio. Tanti più sono i pezzi tanto più saranno al sicuro le informazioni che vi erano contenute. La scelta quindi dipende dall’importanza delle informazioni che gestisce l’azienda.

Nella scelta conta anche il numero di pagine che si ha bisogno di tritare in uno stesso momento: se si gestiscono fascicoli servirà qualcosa di più potente, se invece di norma di tritano fogli singoli, la storia cambia.