Come gestire i file digitali all’interno dell’azienda
Oltre ad archiviare i documenti localmente su desktop, laptop o dispositivi mobili, sempre più aziende utilizzano il cloud server per applicazioni aziendali di base e archiviazione di file. Una vera e propria rivoluzione nel mondo dell’attività lavorativa, snellita e semplificata da un servizio che funziona ad ampio spettro.
L’organizzazione è la chiave per la gestione elettronica dei file
Ovunque siano archiviati i documenti, è importante che essi vengano organizzati e aggiornati frequentemente. Lo scopo di gestire elettronicamente i file è garantire che chiunque sia in grado di trovare quello che sta cercando, anche se è passato un po’di tempo dalla creazione.
La maggior parte delle persone d’affari spesso si ritrova nella scomoda posizione di ricevere una chiamata da un cliente e non essere in grado di individuare con rapidità i documenti d’interesse dello stesso. Questo con il server cloud non accade.
La corretta organizzazione dei documenti digitali è importante ed è la base di un ambiente condiviso. In qualunque occasione bisogna poter attingere facilmente ad ogni documento creato o gestito. La potenziale perdita o eventuali problemi di dati potrebbero causare gravi conseguenze. Invece il cloud aiuta a conservare tutto nel migliore dei modi.
Qualche suggerimento per una organizzazione ad hoc
Di seguito riportiamo alcuni suggerimenti per la gestione dei file in grado di lasciare che chiunque in azienda possa avere accesso ai dati ricercati:
- Utilizzare le cartelle di installazione predefinite per i file di programma
- Trovare un posto specifico per le cartelle
- Seguire un criterio per la denominazione dei file
- Creare cartelle in una gerarchia logica
Questi sono i modi più facili per tener il pc ordinato pulito ed efficiente. Il consiglio è quello di usare un linguaggio semplice per nominare le cartelle, oltre ad imparare a smanettare con il programma cloud.
Eseguire regolarmente il backup dei file
Qualunque sia l’utilità del cloud è importante impostare e seguire un normale regime di backup. Questo perché in virtù di una buona gestione dei file sarà anche più semplice la ricerca di ciò di cui abbiamo bisogno.
La gestione dei documenti elettronici dovrebbe far parte di una strategia generale di gestione dei documenti per qualunque tipologia azienda. Un piano di gestione dei documenti adeguato dovrebbe includere tutti gli aspetti della gestione dei documenti, inclusi archiviazione, recupero, backup e sicurezza. Qualunque siano i passi compiuti, ricordiamo che ormai la tecnologia agevola e snellisce ogni fase lavorativa e/o produttiva. Tentare non costa nulla.
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