Come gestire e archiviare i documenti dell’azienda

Spesso forse non ci si pensa a dovere, ma i documenti sono una delle maggiori ricchezze per un’azienda, pensiamo ad esempio ai contratti, ma anche a fatture, preventivi, curriculum dei collaboratori, anagrafiche dei clienti e molto altro ancora.

Relazioni, report, progetti, tutta la documentazione presente in azienda è per la stessa una risorsa spesso davvero fondamentale, di certo strategica per il suo operato e per la sua crescita futura.

Non a caso la gestione documentale, ovvero come e dove archiviare e gestire questo patrimonio, fatto di documenti, o meglio di preziose informazioni, è un aspetto importante nella vita e nella crescita di ogni azienda, indipendentemente dal settore in cui opera.

Sempre più spesso oggi la gestione documentale avviene in digitale, questo apre a scenari di indubbio interesse. Archiviare digitalmente i documenti come leggiamo nel blog di questa azienda è la scelta più ovvia, se parliamo ad esempio di fatture elettroniche, ma è molto comodo anche per i contratti o i materiali informativi, che potranno così essere sempre disponibili alla consultazione, da parte di più persone (preventivamente autorizzate) e da più dispositivi diversi.

Dematerializzare i documenti ne allunga la vita e ne facilità la fruibilità. Se di un documento, qualsiasi esso sia, esiste una sola copia cartacea, questa può essere facilmente manomessa, smarrita o distrutta, non è altrettanto facile che questo succeda in digitale.

L’archiviazione e la gestione digitale dei documenti, che spesso avviene su cloud, apre però ad altre potenziali criticità, come quelle della sicurezza e della privacy.

A molte aziende, così come anche ai loro clienti, fornitori e collaboratori non piace particolarmente che certe informazioni, considerate confidenziali, come quelle che possono essere contenute in un preventivo o in un contratto, viaggino in rete, ma in genere ormai questo tipo di resistenza sta oggi venendo meno.

Vantaggi della gestione documentale informatizzata

Come abbiamo visto i documenti sono una delle maggiori ricchezze di un’azienda, una fonte di informazione di grande utilità e spesso potenzialmente di inestimabile valore. I principali vantaggi della gestione documentale, oggi in genere affidata ad appositi software sono:

• Riduzione della carta e quindi maggiore rispetto per l’ambiente;
• Riduzione degli spazi di archiviazione (niente più stanze piene di faldoni);
• Abbattimento generale dei costi (non servono più un archivista e un archivio fisico);
• Maggiore sicurezza nella conservazione (se si opta per il cloud e si effettuano i backup);
• Accesso immediato alle informazioni, da qualsiasi luogo e dispositivo;

Se un’azienda strutturata deciderà poi di andare ad introdurre la firma digitale remota, la gestione digitale della documentazione porterà anche il certo non trascurabile vantaggio di un immediato e rilevante snellimento dei vari processi decisionali e approvativi.

Una moderna ed efficace gestione documentale permette in azienda a ciascun collaboratore di accedere ai dati, quando più è necessario, in modo facile e rapido e di beneficiare dei numerosi vantaggi di una buona gestione, resa possibile da sofisticate soluzioni DMS (Document Management System).

Un buon programma per la gestione dei documenti aziendali consentirà sempre un facile accesso a tutte le informazioni di rilievo per il business. Ridurrà di molto i costi dell’archiviazione, contribuirà in maniera rilevante all’ottimizzazione del workflow documentale e permetterà nuovi e più alti livelli di continuità operativa.